快乐的客户是忠诚的，他们很乐意告诉其他人，当他们对自己最喜欢的品牌之一有良好的客户体验时。由于市场竞争激烈，小企业必须全力以赴迎合客户。改善客户体验的目标是满足客户的期望，预测他们未来的需求，并满足这些需求。如果没有外呼系统的好处，这是一项艰巨的任务。

继续阅读以了解有关外呼系统、其优势以及如何以特定方式利用它来改善客户体验的更多信息。

什么是外呼系统？

外呼系统，通常称为外呼系统，是一种将电话和计算机无缝结合在一起的技术。用户可以使用外呼系统系统拨打电话、接听来电以及直接从笔记本电脑、台式机或移动设备完成其他与通话相关的任务。

外呼系统为您的所有业务通信提供单一界面。协助电话、手机、电脑、传真等通讯设备和谐沟通。

为了更好地理解外呼系统技术，熟悉VoIP（互联网协议语音）技术会有所帮助，该技术为外呼系统系统提供动力。VoIP是一种允许语音和其他类型的媒体和通信通过互联网传输的技术。VoIP和外呼系统共同为您的呼叫中心开辟了大量新功能，以改善客户体验。

有了合适的技术，您就可以实施呼叫中心软件了。首先，您需要一个基于云的电话系统和正确的业务工具来支持您的工作流程。当呼叫中心配备能够管理大量呼叫的软件时，它们的运行效果最佳。

接下来，软件集成与您的云电话系统协同工作。用户只需从台式机或移动设备上单击即可拨打电话号码。销售和支持软件将客户信息显示在计算机屏幕上，为您的销售和支持代理提供单一数据源。软件集成与您的电话系统和其他业务工具共享数据，从而消除在登录另一个程序之前必须退出一个程序的问题。这是一个真正的节省时间！

最后，与传统的PBX电话系统相比，云电话系统提供了更多的语音呼叫功能。种类繁多的功能有助于改善客户体验。

呼叫中心外呼系统的好处

呼叫中心的成功需要数据驱动的方法。外呼系统为您提供了多种获取数据并使用它来增强客户体验的方法。

让我们来看看外呼系统为您的呼叫中心带来的诸多好处：

交互式语音响应

IVR允许客户从语音菜单中选择选项，自动呼叫路由将呼叫发送给销售或支持代理，他们无需先转接即可为他们提供帮助。

队列回调

通过自动回拨，客户可以选择接回电话而不是排队等候，这让他们可以腾出时间做其他任务。

点击通话

销售和支持代理可以在他们的桌面或手机上一键拨打号码，节省一一拨号的时间。

销售和支持软件集成

可以轻松安装与云呼叫软件无缝协作的软件集成。每个集成都提供了可用于创建自定义工作流的特定功能。

远程工作能力

外呼系统使建立虚拟呼叫中心或使用远程团队或分布式团队成为可能。

可扩展性

使用语音通话软件，添加和删除用户非常简单。可以轻松扩展您的呼叫中心以管理呼叫量。

降低成本

外呼系统的设置、安装和维护成本远低于传统PBX系统。更重要的是，这些软件程序是基于订阅的，更容易控制成本。

呼叫中心监控

仪表板显示谁在接听电话、有多少电话正在通话，以及呼叫中心发生的所有其他事情。

呼叫跟踪

外呼系统启用语音呼叫软件，可以记录呼叫、记录呼叫并保留呼叫历史记录。正确的呼叫中心软件还将捕获客户详细信息、支持票、聊天记录、电子邮件、订单和运输状态等。

软件集成

CRM或帮助台软件是必备的业务工具。还有许多其他工具可以为全渠道通信、呼叫转录、销售自动化等执行特定功能。

内部沟通与协作

团队可以更有凝聚力地工作，并根据需要在内部获得帮助。

呼叫路由功能

根据销售或支持代理的技能路由呼叫或重新路由到可用的代理。

代理培训

通话录音、通话监控和通话窃听等云电话系统功能是帮助销售和支持代表磨练技能并帮助陷入困境的员工的工具。

详细的客户记录

为个性化体验生成详细的客户记录。

呼叫中心分析

跟踪个人和团队在特定时间段内的表现——跟踪未接来电、掉线、等待时间和其他指标的数量，以发现提高效率的方法。

跟踪客户旅程

更好地了解客户生命周期的进展。

衡量客户满意度

获得有关客户互动的即时反馈，以便快速做出决策。

改善客户体验

所有工具与您的基于云的电话软件协同工作，以提高呼叫中心的工作效率并加强协作以显着改善客户体验。

有这么多事情要考虑，您可能想知道配对或组合软件程序的最佳方法是什么？这一切都始于确定您的呼叫中心的需求并考虑哪些程序将增强您的工作流程并帮助您实现业务目标。

确定外呼系统需求

不同类型的呼叫中心软件有不同的用途。要获得正确的工具，您首先必须确定销售团队、支持团队、IT部门和运营部门的具体需求。

接下来，评估您的CRM功能和基于云的电话系统的功能。您的销售团队所需的职能还存在哪些差距？您的支持团队？外呼系统如何支持您的IT和运营部门？

在您做出决定时，应用程序市场会为软件解决方案提供多种选择。阅读列表并做出一些初步选择。利用免费试用优惠，了解应用程序如何为您的团队工作。随着您获得各种程序的经验，您将能够为您的工作流程微调工具的完美组合。

请记住，您不会被软件集成所束缚。基于订阅的模型允许您取消未按预期运行的应用程序（只要您遵守条款和条件）。此外，正在开发新的应用程序，因此将来可能有更好的机会利用这些集成。

让我们看看各个团队的需求，以及外呼系统（包括基于云的语音呼叫功能和软件集成）如何帮助解决问题、提高效率并保证提高生产力。

销售

简化销售活动——销售自动化软件支持销售工作流程，并将激励和奖励计划游戏化。

增加销售电话的数量——点击拨号和电源拨号功能加快了外呼活动的速度。

致电销售和支持代理以立即为客户提供帮助——基于时间的路由、基于技能的路由和IVR有助于快速为客户提供服务。

增加团队内的协作-共享联系人列表、呼叫评论和分配、热情的转移支持团队合作。

实现第一次呼叫解决–由屏幕弹出气泡指示的洞察力卡片和桌面通知为支持代理提供数据，以在第一时间解决问题。

改进销售培训——呼叫监控、通话窃听、通话录音、人工智能和转录是帮助培训销售代理的辅助手段。

提高生产力–使用自动化将来自新潜在客户的电话直接发送给销售人员。

为了支持

创建具有本地影响力的全球公司–提供免费和国际号码。

减少呼叫者等待时间——IVR、基于队列的路由、队列回叫和分机可缩短等待时间。

改善内部协作-热情转移、共享联系人、共享呼叫收件箱和呼叫后工作是保持沟通畅通的功能。

个性化客户体验——洞察卡、短信和其他全渠道软件允许团队成员在客户首选的渠道上进行沟通。

提高客户满意度——自动调查揭示了客户对您品牌的看法。

评估团队绩效——质量和保证软件以及呼叫中心仪表板分析让您客观地了解个人和团队的绩效。

分析数据并获得洞察力——数据和报告软件允许您构建仪表板以更深入地了解呼叫中心活动。

云呼叫软件和软件集成共同满足您的运营和IT部门的需求。接下来，是您可以使用外呼系统技术满足的每个部门的要求列表。

外呼系统改善客户体验的12个原因

该软件会自动跟踪呼叫并记录它们以永久记录活动。

如果对对话有任何疑问，通话录音会提供准确的文档。

销售和支持代理可以通过一键拨号更快地拨打外线电话。

您的支持代理可以在第一次呼叫时解决问题。

实时更新让销售和支持代理充满信心地处理呼叫。

等待时间的大幅减少意味着客户可以尽早得到服务。

利用多种沟通渠道在客户首选的渠道上与客户会面。

能够在每次与客户互动时收集客户数据，并使用一个来源轻松访问这些数据。

通过评估自动调查的结果和评论，您可以立即获得客户的反馈。

仪表板分析可帮助您扩展联络中心并及早发现问题。

正确的工具会自动捕获客户数据，您可以使用它们来更好地了解客户、了解客户旅程并继续赢得他们的信任。

推广自助服务选项，例如IVR和/或知识库，以便客户无需等待与某人交谈即可获得帮助。

选择外呼系统的11个最佳实践

在根据您当前和未来的需求选择基于云的软件和集成时，采取有意义的方法。

了解您可以从供应商那里获得什么样的支持，并确保员工知道在出现问题时该联系谁。

了解将电话号码切换到新服务以避免停机的移植过程。

外呼系统应该是直观和用户友好的。

询问免费试用计划，以了解它的工作原理并确保它是您所需要的。

了解外呼系统供应商是否提供具有大量列表的应用程序市场，并在购买前对其进行审核。

确保您的首选提供商与您的CRM或帮助台软件应用程序无缝协作。

询问他们的可靠性百分比。正常运行时间高达99.99%是很常见的。如果存在可靠性问题，请了解供应商是如何解决这些问题的。

确保它可以利用多通道功能。

询问他们的仪表板分析功能，它是否满足您对特定指标的需求，以及您是否可以对其进行自定义以满足您的需求。