随着市场的发展如此迅速，小型企业需要灵活和敏捷的能力。当您由于传统固定电话系统而受到限制时，这很难做到。考虑到当今的商业环境，我们不禁要问，与外呼系统配合使用的现代电话系统是否是更好的选择。

为此，我们将描述外呼系统的工作原理并回顾其优势。我们还将检查如何找到合适的外呼系统、如何评估商务应用程序，以及商务应用程序如何将所有正确的解决方案结合在一起，以帮助您改善客户体验。

使用外呼系统的好处

如果发生危机或突然大规模需要您的产品或服务，您的电话系统和其他业务工具是否能让您立即做出反应？如果您必须考虑一下，那么值得考虑使用外呼系统的好处。

现实情况是，传统电话系统无法在没有大量额外时间和费用的情况下为您的业务添加大量电话线。此类任务还涉及 IT 支持人员的大量时间和精力。相比之下，基于云的电话系统和相关的业务应用程序允许您以比传统 PBX 电话系统更低的成本大规模管理与客户的业务通信。

此列表重点介绍了使用外呼系统的好处：

外呼系统可让您与客户和团队保持联系。

业务应用程序让您可以灵活地使用虚拟电话系统，在该系统中，销售和支持代理远程工作，并且仍然可以访问客户数据，并与同事和经理保持联系。

外呼系统使用VoIP 技术，这意味着当无法使用台式机时，销售和支持代理可以在iOS 或 Android 移动设备上访问商务应用程序。

员工不仅限于在正常工作时间内使用业务工具。他们所需要做的就是登录应用程序。

通过云电话系统，您可以设置自己的商务电话号码。客户不会知道销售和支持代表在哪里。他们只会知道他们正在拨打您公司的主要本地电话线。您还可以设置易于记忆的个性编号。

 电话号码不会附加到一组硬电话上，这意味着销售和支持代表可以根据需要在您的设施外工作。

什么是外呼系统？

外呼系统是一个广义的术语，包含不同类型的商务软件程序。在所有情况下，外呼系统旨在为小型企业执行特定任务。

例如，为移动平台构建的应用程序是移动应用程序。企业软件包括执行任务和活动的软件程序，这些任务和活动涉及公司跨多个部门的流程和工作流。企业软件使员工在使用各种设施时与客户以及彼此之间保持联系。 

CRM 软件是企业软件的一个例子。较小的组织通常利用部门软件来满足特定部门的需求。会计软件和帮助台软件是部门软件的例子。

对于呼叫中心，最终用户是销售和支持代理。

选择合适的外呼系统的 11 个好处

有数百种外呼系统可供选择。只有使用可以帮助您更好地为客户服务并增加收入的方法才有意义。为了证明选择合适的外呼系统的价值，请看一下选择合适的外呼系统的以下 11 个好处：

它让您拥有一个完全统一的通信系统。

当您实施可简化流程、缩短销售周期并消除时间浪费和手动流程的省时工具时，它会自动提高呼叫中心的效率。

 结合正确的业务工具可以让销售和支持代理专业地响应您的客户并进一步提高您的品牌声誉。

通过实施现代电话系统，您的企业可以通过免费电话号码和国际电话号码在世界任何地方进行本地业务。

使用现代外呼系统，您绝不会错过任何客户来电。除了语音邮件转录之外，您还可以获得其他语音呼叫功能，例如呼叫排队、队列回叫、基于时间的路由、呼叫转移和自动助理 (IVR)。

许多业务应用程序利用自动化来简化工作流程。外呼系统可以自动转移来电并在应用程序之间同步信息。

随着需求的变化，您可以轻松灵活地添加和删除功能。您不会长期陷入任何对您的业务不起作用的事情。

如果这些变化没有任何麻烦，您可以立即调整呼叫中心的需求。

现代电话系统使您的销售和支持代理能够灵活地从他们可以访问 Internet 的任何位置登录到业务应用程序。

您的销售和支持代理将更有效率，呼叫中心分析将为您提供数据以客观地评估他们。

您的销售和支持代表将提供更好的服务，这将转化为更好的客户体验。

如何评估外呼系统

当您为自己的业务四处寻找任何东西时，您都希望得到最好的。您选择的外呼系统需要运行良好，并且需要适合您的目的。什么是最好的手机应用程序？

Zapier是一家自动化软件供应商，提供了一些关于如何评估外呼系统的重要提示：

保持以业务为中心——当现有的业务应用不再胜任时，使用现有的业务应用并寻找新的业务应用。

分析并确定您需要什么– 避免仅仅因为可以而获取最新的工具。如果它对您的公司没有意义，那么您就不需要它。

研究你的选择——询问竞争对手他们使用什么。阅读您的选择，并花时间确保您有合适的选择。

不要过分节俭——投资商务手机应用程序会影响您的预算，但请记住，正确的应用程序会随着时间的推移而获得回报。

不要害怕提问——供应商喜欢谈论他们的产品。如果您不知道答案，任何问题都不是愚蠢的，所以写一个清单，然后把它全部放在那里。

最大限度地定制您的工具– 企业通常会找到使用工具的新方法。不要害怕定制和试验。

利用集成的力量——只要它们一起工作，您可以使用的应用程序数量没有限制，所以要充分利用它。

培训员工使用它们——让每个人都熟悉使用，这样他们也可以看到它的价值。

判断您的手机应用程序是否使您的业务失败的 9 个理由

外呼系统提供了多种特性和功能。出于这个原因，小企业主使用多个业务解决方案并确保它们集成在一起并正常工作是很常见的。即使应用程序按预期工作，它们仍然可能使您的业务失败。

为确保您从手机应用中获得最大收益，请查看以下可能让您失望的原因列表：

未能进行业务分析以了解您真正需要什么。

这家软件公司在理解如何开发真正有用的工具方面缺乏经验。

实施超出用户理解范围的软件。

未能与预期结果保持一致，以及它是否符合预期目的。

未能分配责任以确保应用程序得到安装、正常运行以及员工正在使用它。

没有完全了解集成如何工作的开发人员。

保留您喜欢的应用程序，但不能很好地与其他应用程序配合使用，并且将来不太可能更新。

IT 部门拒绝使用他们不熟悉的应用程序，也不会接受第三方的帮助。

分析麻痹。技术人员会分析应用程序，并且永远不会开始着手处理它们。

正确的外呼系统如何改善客户体验

您是否设定了改善客户体验的目标？正确的外呼系统使您能够做到这一点。就是这样：

它消除了客户漫长的等待时间。

如果他们不在办公室，请将电话转接到销售或支持代理的手机。

将电话发送到销售和支持代理可以快速看到的电子邮件地址。

销售和支持代理可以拥有自己的虚拟电话号码，因此客户可以直接联系他们，而无需使用他们的个人号码。

即使销售和支持代理在很远的地方工作，也可以设置本地业务号码。

由于自动呼叫路由和 IVR 系统，客户可以选择他们的目的地。

通过跟踪客户的历史记录，通过 CRM 和其他工具更好地个性化呼叫。

通过基于数据驱动的决策扩展呼叫中心，为您的客户提供更好、更快的服务。

帮助您更好地了解客户并与他们建立情感联系。

立即捕获客户反馈。

使用正确的应用程序提高性能的 10 个技巧

使用数据和报告软件客观地衡量绩效并设定个人和团队目标。

跟踪呼叫中心活动，包括平均通话时长、通话次数、平均应答速度、平均等待时间、转化率、客户满意度以及与您的业务目标相关的任何其他内容。

使用提供点击拨号和强力拨号功能的电话系统可以更快地拨打电话。

利用洞察力卡片处理更广泛的业务呼叫并更快地解决问题。

添加用于发送自动调查以获取客户反馈并与销售和支持代理共享的业务工具。

使用语音通话功能（如通话录音和通话窃听）进行指导。

使用转录快速分析呼叫并获得有关座席绩效的可操作见解。

培训代理如何使用包括 SMS 文本消息在内的多种渠道与客户沟通。

利用销售自动化工具将潜在客户通过销售漏斗转移到更快的关闭。

培训销售和支持代理使用语音呼叫功能，如热转和呼叫评论和分配，以改善协作。

考虑到外呼系统的所有好处，是时候考虑升级电话系统了。使用睿婕，您获得的不仅仅是来电显示和基本语音通话功能。您可以获得各种语音功能，并能够开发具有您能想象到的所有功能的完整统一通信系统。正确的商务手机应用程序将把“一切照旧”转变为“生意真棒”！