外呼系统代表着未来，对于许多公司来说，代表着商务电话系统的存在。外呼系统系统使用IP技术（互联网协议）操作，而不是使用连接到固定电话服务的桌面电话。

什么是外呼系统？

使用外呼系统，可以使用基于桌面或互联网浏览器的应用程序而不是物理拨号盘来拨打电话。外呼系统技术依靠计算机的扬声器和麦克风系统将语音数据包传输到目标接收者。

虽然这种以软件为中心的解决方案起初对新用户来说似乎很陌生，但这些软件电话解决方案具有硬电话的所有功能，以及许多节省时间的好处。它们在设置和调整方面也更加灵活，而且大多数VoIP电话系统（互联网协议语音）将更具成本效益——无论是长期还是短期。

根据您选择的解决方案，外呼系统可以完全在云上运行，这使得它们可以从任何有互联网连接的地方访问。使用基于浏览器的、移动的和可下载的桌面电话应用程序，远程工作和在家工作是可能的。

VoIP外呼系统如何工作？

VoIP电话系统使用与电子邮件发送文字和照片相同的路径向收件人发送语音数据。数据（在这种情况下是声音数据）被分解成段并通过称为编解码器的软件转换为二进制代码。这些代码然后可以从计算机发送到计算机并“解码”回原始声音。

这个过程相当复杂，最终用户几乎不需要理解，但有一些VoIP电话用户应该承认的要点。

一方面，即使您的外呼系统服务是基于Web的应用程序，它也可以与“真实”电话号码相关联，如果需要，还可以附上本地区号。这意味着您的外呼系统完全可以被固定电话访问。VoIP软件提供商可以通过从Voxbone、Plivo、Twilio等“运营商”网络购买号码来实现这一点，具体取决于您所在的国家/地区。

此外，如果您从固定电话服务切换到基于云的选项，您可以通过称为移植的过程保留当前号码，从而以最少的停机时间在运营商之间传输号码。（稍后会详细介绍）

其次，VoIP外呼系统的用户应该了解通话质量的风险以及如何减轻这些风险。由于基于云的解决方案依赖于Internet连接，因此它们容易受到所有基于Internet的应用程序所遇到的许多相同问题的影响。即，由于带宽有限而导致性能下降。

带宽问题主要通过抖动和延迟（这听起来像是电话上的跳过或语音乱码）和掉线表现出来。但是，这些问题可以通过仔细规划来消除。可以对您的路由器进行QoS（服务质量）调整，以便将语音数据包优先于其他时间敏感度较低的信息。大多数VoIP软件电话服务都可以远程为您执行此操作。

有哪些类型的外呼系统？

目前有多种电话系统设置可供企业使用。其中一些与外呼系统技术兼容，而另一些则必须依靠座机和桌面电话拨打和接听电话。

二十年前，PBX电话系统是商务电话的黄金标准。当时，这些最先进的系统需要为所有员工提供内部技术、服务器和物理桌面电话。许多企业仍在使用这些遗留系统，并支持它们的可靠性。这是真的：如果互联网服务（或在某些情况下是电源）中断，PBX电话系统将保持可操作状态，因为它们直接连接到固定电话。

为了使这些遗留系统现代化，一些电话服务提供商会鼓励使用PBX电话的企业升级到IP-PBX。这种混合方法保留了PBX系统的基础设施（即现场服务器），但允许用户在其工作站使用“外呼系统”进行连接。

虽然IP-PBX软件消除了对桌面电话的需求，但它仍然存在PBX的局限性。服务器需要维护，而这种知识差距需要IT团队来弥补。这些类型的解决方案通常用作企业电话系统公司“现代化”其当前客户基础设施的一种方式。最终结果是没有物理桌面电话，而没有完全基于软件的虚拟电话系统带来的优势。此外，对电话系统进行调整（例如添加新用户和号码）也很困难。

外呼系统技术的最新创新是基于云的VoIP电话系统。基于云的解决方案完全消除了对现场服务器和物理电话的需求。这些商务电话是可在多个设备上运行的可下载软件应用程序。这创造了一些主要优势。

基于云的外呼系统的优势

基于云的解决方案不依赖于位置。拥有虚拟电话系统的企业员工只要有可靠的互联网连接，就可以在家工作。云也在远程工作能力方面引发了一场革命——整个公司都通过运营完全远程的劳动力来节省管理成本。

此外，软件产品能够以传统解决方案无法实现的方式相互通信。例如，CRM（客户关系管理）工具和电话系统之间的集成是司空见惯的。所有与客户的电话都可以自动记录和记录。

使用基于云的解决方案可以更轻松地访问通话录音。在许多情况下，每次通话后都会自动创建指向在线音频文件的链接，并且可以轻松存储或共享。这可用于质量保证或培训目的。

对于传统电话系统，调整呼叫路由结构（如何对来电进行分类以及谁的电话按什么顺序响铃）非常困难。在虚拟外呼系统上，此过程就像调整电子邮件收件箱设置一样简单。通过管理仪表板可以实现其他自定义，例如IVR系统或个性化语音邮件消息。

这些类型的调整过去需要合格专业人员花费数小时的时间，但使用基于云的选项，它们只需几分钟。

如何从其他系统切换到外呼系统

从其他旧系统切换到软件电话解决方案很简单，尤其是当您采用基于云的电话时。

首先，您不需要购买任何特定硬件来适应新系统。基于云的电话可以直接在浏览器中运行，也可以通过可下载的桌面或移动应用程序运行。话虽如此，如果远程工作是您的业务目标之一，那么为您的员工投资笔记本电脑或其他便携式设备是有意义的。

关于设备的另一个注意事项：您的用户拥有高质量的耳机和麦克风至关重要。虽然您的VoIP外呼系统可以使用任何设备上的音频输出和麦克风输入，但如果耳机专为拨打IP电话而设计，则整体通话质量会更好。Jabra40是一款高质量的入门级型号，适用于希望转向VoIP的团队。

许多基于云的电话解决方案的新用户担心切换时会出现停机。他们会想，“我需要换电话号码吗？我们的客户在任何时间内都无法联系到我们吗？”

切换到外呼系统服务时转移号码

号码移植是一个涉及四方的过程：您、您当前的提供商、您的新提供商和网络运营商。

坏消息是：您需要填写一些文书工作。好消息是：您的新电话提供商将承担绝大多数繁重的工作。

您只需要提供：

您当前的电话提供商的名称

每个号码的帐户所有者的姓名

与每个号码关联的完整地址

每个号码的最后一张账单的副本

如果您可以提供每个号码的CSR（客户服务记录），该文件将包含大部分必要信息，从而加快流程。

从那里，与您的旧电话系统的所有交互都将由新的基于云的提供商处理。移植请求将与运营商（例如Voxbone或Twilio）一起安排。这可确保您的号码正式有效且可访问。

请记住，虽然该过程在许多情况下比预期的要简单，但号码移植并不是即时的。与承运人的请求必须至少提前8天安排。这个时间框架-加上收集必要的信息-意味着您应该计划至少2周的完全过渡预算。

外呼系统功能

如果您准备切换到外呼系统，则需要考虑一些基本功能。以下是我们的前五名必备品：

语音信箱—允许您录制、上传或编写自定义消息的脚本，以便在您离开时向来电者致意。

共享通讯录—帮助您创建并与您的团队共享选定的联系人，以便每个人都可以关注对话。

单击拨号—只需单击一下即可在睿婕应用程序中发起呼叫，从而让您每天节省几分钟。

通话录音—一种确认细节、监控质量和指导培训课程的简单方法。

强大的拨号器—允许您使用强大的销售拨号器快速连续拨打电话，该拨号器可自动从任何网页添加号码。

要详细了解您应该寻找哪些功能，请查看我们的综合指南。

外呼系统安全问题

虽然电话系统安全是现场系统（也就是说，当服务器托管在您的办公室）的常见问题，但VoIP安全不应该是最终用户最关心的问题。

您的数据和隐私受到法律和故障安全措施的保护。基本上，规模经济比您的个人现场电话系统安全得多。亚马逊(AWS)和类似的托管公司雇佣了数千名安全团队来确保他们的数据受到保护。此外，基于云的业务工具经常更新软件。您的传统硬电话系统不会不断迭代以提供尽可能最新的安全性，但软件公司会。

VoIP外呼系统质量

如前所述，与传统服务相比，基于互联网的服务因可靠性较差或质量较差而广为人知。十到十五年前可能确实如此，当时技术还没有像今天这样精简。

也就是说，互联网最初并不是为了通过数据包发送音频或视频数据而设计的。数据包非常适合传输写入的数据，因为交付通常是异步完成的（数据包不一定以“线性”方式发送）。

然而，由于路由器技术的改进和更高的带宽优先级，VoIP呼叫已在很大程度上消除了音频延迟和不清楚的语音。光纤互联网和更新的蜂窝数据信号等创新意味着这些IP电话系统的质量将继续提高。

此外，只要有可能，最好使用以太网互联网连接。Wifi比5年前的水平还要领先几英里，但电线仍然提供最稳定和可靠的连接。如果以太网不是一种选择，最好不要在通话时从办公室、公寓或海滨别墅的一端移动到另一端。在wifi热点之间移动时可能会发生滞后，而墙壁仍然是家用路由器的一个问题。

基于云的外呼系统与其他软件工具集成

传统上，电话是与其他基本业务工具结合使用的设备，但仍与它们断开连接。通话时记笔记是不完美和麻烦的，而且通话被认为是暂时的——一旦你挂断电话，除了你可以记下的内容之外，谈话将永远消失。

软件技术在协作和生产力方面实现了广泛的可能性。基于云的外呼系统几乎可以与您使用的所有业务工具连接，从而加快工作流程并减少人为错误。使用集成电话软件，您可以：

直接从您的CRM中拨打电话

在应用程序之间同步通话数据和笔记

加强客户调查

协助销售自动化

连接转录和人工智能服务

而这仅仅是个开始。查看睿婕的集成应用程序市场，全面了解集成电话软件的功能。

外呼系统如何实现远程工作和灵活的办公安排

基于云的外呼系统的主要优势都与这样一个事实有关，即没有一个集中的硬件来处理您的呼叫。这意味着管理员可以轻松调整呼叫，并且座席无需整天坐在办公桌前工作。

它还支持在家工作的可能性，否则只能在办公室工作，例如呼叫中心员工。

使用云技术，您的商务电话系统可以从任何有互联网连接的地方访问，包括家中、咖啡店、联合办公空间，甚至是您的移动设备。只要您的家用路由器有足够的带宽来支持语音数据包，通话质量就不会成为问题。

在家工作可以让企业继续运营，同时为员工提供更大的自由，以找到最适合他们的解决方案。请记住：以太网连接总是比wifi更好，并且在您工作时播放Netflix流媒体不仅会分散您的精神带宽。