如果您甚至正在考虑建立远程团队，那么外呼系统是您离不开的工具。要求员工在家工作已成为许多公司的常态。今天的许多工人不仅愿意成为远程工作者，他们实际上更喜欢远程工作者。 

要在家庭环境中成功工作，您的员工需要在家中使用适当的商务电话系统。老式的固定电话无法为远程办公室设置有效的电话系统。此外，与传统的有线电话系统相比，您可以通过虚拟电话系统获得更强大的功能。

如果您的小型企业现在是从专用电话系统或固定电话系统切换到虚拟电话系统的合适时机，我们将深入了解什么是外呼系统、它如何支持远程员工，以及它如何帮助企业主改善整体客户体验。 

什么是外呼系统？

虚拟电话系统由互联网协议语音服务（通常称为 VoIP）提供支持。从本质上讲，VoIP 电话服务是一个云电话系统，您的团队成员可以使用运行 Android 或 iOS 的桌面应用程序、笔记本电脑或智能手机从任何位置拨打外呼和接收呼入电话。因此，VoIP 办公电话系统在移动性和灵活性方面为您的小型企业提供了最多的选择。 

语音通话是您业务的重要组成部分，因为虚拟电话系统使用最新技术增强了内部和外部团队之间的沟通。VoIP 或基于云的电话系统是通过互联网而不是通过传统的电话线提供的。为此，有些人也将云电话系统称为 IP 电话或软电话。 

与办公室专用小交换机 ( PBX) 系统不同，无需担心设备或硬件。也不需要电话线！您也不必通过使用虚拟电话系统来牺牲通话质量。您的客户甚至不知道您的员工在家工作并通过互联网进行交流。 

更好的是，基于云的电话系统提供基于订阅的计划和定价。无论您是大型企业主还是小型企业主，这都可以让您更轻松地规划预算。 

虚拟电话系统如何支持远程工作

大约四分之一的员工远程工作，提供远程工作环境的公司需要设置系统和流程，以便员工从上班的第一天开始就知道如何高效地在家工作。 

什么构成了促进 WFH 环境的权利？它从外呼系统开始。 

企业主不必担心在任何人的家庭办公室设置固定电话或发放桌面电话。您的VoIP 服务提供商负责为您的电话服务处理整个基础架构和安全性，这意味着您可以减少对 IT 人员的依赖。更重要的是，VoIP 服务提供商建立了数据中心的冗余网络，因此您的电话系统几乎永远不会出现故障。 

您是否想知道电话号码如何与外呼系统配合使用？所有电话号码均创建为虚拟号码。这意味着您可以使用任何区号设置任何类型的电话号码。这些是企业主可以使用 VoIP 服务设置和接听电话的一些类型的电话号码： 

本地电话号码

免费电话号码

国际电话号码

与分机绑定的电话号码

虚荣电话号码

也许虚拟电话系统最有益的方面是它与您的 CRM 和其他软件解决方案一起创建一个完整的统一通信系统。 

此外，与所有员工都使用 PBX 系统在现场工作相比，您还可以获得一组更强大的语音呼叫功能。而且，与传统的有线电话系统不同，您可以使用外呼系统的仪表板分析来监控您的虚拟呼叫中心。这意味着您可以更好地优化内部流程和性能，而座席可以从在家接听电话时查看客户数据中受益。

如何使用云电话系统在家工作

使用云电话系统在家工作的员工的工作方式与在现场呼叫中心的工作方式大致相同。只要他们有可靠的互联网连接和台式计算机或笔记本电脑，他们就可以访问他们通常在办公室或呼叫中心使用的所有相同的业务通信工具。然而，大多数小企业主发现为他们的员工提供耳机很有帮助，这样他们就可以很好地听到并同时用手打字。 

设置云电话系统只是一个简单的在线安装问题。一旦安装了云电话系统和其他软件集成，您的远程工作人员就可以开始在家拨打和接听业务电话。他们还可以与其他团队成员进行交流和协作。如果您拥有用于全渠道通信的软件，他们还可以相互发送电子邮件、聊天和发送消息。 

一旦您设置了必要的软件，您就必须培训您的员工如何使用语音呼叫功能、CRM 以及销售或支持软件，并向他们展示这些业务工具如何在您的工作流程中工作。

了解您的电话功能

销售和支持代表还需要学习如何使用特定的云电话系统功能，例如：

呼叫转移

呼叫转移

电话会议

短信（如果您有此功能）

他们还需要知道如何利用来电显示、来电记录和其他客户详细信息来个性化呼叫和解决问题。

如果代表不能立即与客户交谈，您希望客户听到什么？这里有几个选项。 

一种是使用自动话务员或交互式语音响应 (IVR)系统，它会自动为您路由呼叫。您可以进行设置，以便客户可以选择转到特定部门或分机（如果您愿意）。 

或者，使用呼叫队列功能，客户将听到一段录音，告诉他们将按照收到的顺序接听电话，通知他们他们在队列中的位置，然后呼叫将自动发送给第一个可用的代表。 

您还可以将系统设置为在工作时间自动打开线路，客户可以选择在下班后留下语音邮件。 

您的远程工作人员还可以轻松地将呼叫转移到他们的手机或其他移动设备上。如果他们需要外出几天或休假，他们甚至可以将电话转接给其他团队成员。 

无论您的分布式团队位于何处，这样的统一通信系统都是提供出色销售和客户支持的关键。

使用外呼系统的优势

功能性、可扩展性、移动性和灵活性——这是使用外呼系统的四个主要优势。使用外呼系统，您的所有业务工具都集中在一个地方。无需登录或退出不同系统即可获取信息。因此，现代电话系统可以提供顺畅的销售或支持代理体验，并且客户可以获得更好、更快的服务。 

为了进一步细分，以下是使用外呼系统的一些特定优势：

一组强大的高级语音呼叫功能，例如呼叫路由、IVR、热转接、呼叫队列、响铃组、桌面通知、点击拨号、电源拨号、呼叫后工作、呼叫监控、呼叫录音、呼叫耳语和多得多。

扩展您的呼叫中心很容易。您可以快速轻松地加入和离开销售和客户服务代表。 

它为您提供电子邮件、聊天、文本等的全渠道功能。 

它使您可以轻松地为销售或支持团队设置虚拟呼叫中心。您可以建立远程或分布式团队以利用该国任何地点的人才。 

你会省钱。无需安装或维护硬件，每月订阅费用也很容易预算。 

外呼系统是可靠的，并利用网络冗余来确保服务的连续性。您的 VoIP 服务提供商负责安全性和可靠性，许多提供商承诺正常运行时间高达 99.9%。

您可以设置免费电话号码和国际电话号码，以便在本地进行业务覆盖。 

它提供了一个一体化的统一通信系统，销售和支持代理可以在其中访问客户旅程的 360 度视图。这是提供始终如一的服务质量从而带来积极的客户体验的关键。 

在外呼系统中寻找的功能

外呼系统提供了多种功能，并且有多种使用方式。 

然而，没有必要被大量可用的选择所淹没。您应该在外呼系统中寻找的功能非常基本： 

高级语音通话功能

您可能不会立即使用所有这些，但外呼系统的众多好处之一是，随着公司的发展，它可以轻松扩展。强大的语音通话功能将使您做好准备以满足未来的需求。 

开放的API技术

开放 API 技术也称为公共 API。这是一种允许不同软件程序协同工作的技术。这项技术对于将外呼系统与销售和软件集成一起使用至关重要。 

与您当前的 CRM 无缝协作的系统

很有可能您已经拥有自己喜欢的 CRM 系统。选择与您的 CRM 无缝协作的外呼系统非常有价值，因为它会自动同步来自两个系统的数据并帮助您实现营销和销售的一致性。 

仪表盘分析

外呼系统可让您的团队高效地工作。提供仪表板分析的系统还可以让您实时了解呼叫中心的活动。此外，它允许您提取评估指标和 KPI 所需的准确报告，为决策提供信息。 

拥有众多列表的应用市场

应用程序市场显示与您的外呼系统无缝协作的其他业务工具的列表。您会找到用于销售和支持工作流程的特定应用程序。您还可以找到用于特定功能的应用，例如：

人工智能与转录

客户关系管理

数据和报告

电子商务

服务台

人力资源与招聘

在线聊天

生产率

付款和计费

质量保证

销售自动化

调查

短信

强大的技术支持

一个好的外呼系统需要很少的技术帮助来保持它的正常运行。但是，当您需要时，您希望确保您的 VoIP 服务提供商随时为您服务，无论您是需要技术修复还是只是有疑问。 

您的 VoIP 电话服务如何改善客户体验

我们关注外呼系统为您的企业带来的诸多好处。 

然而，考虑 VoIP 电话系统对于改善整体客户体验的价值也很重要——如果您想拥有竞争优势，这一点至关重要。  

虚拟电话系统增强客户体验的 7 种方式：

绝不会错过客户的来电。 借助语音信箱、呼叫转移、移动电话功能、呼叫排队和排队回叫等功能，您的公司可以在客户需要您的任何时候与他们联系。Aircall 是一种虚拟电话系统，具有多种类似的语音呼叫功能。 

利用地域灵活性。您的员工可以在家中或其他任何他们可以访问互联网的地方工作，甚至可以远离您的办公室。您还有机会利用国内和国际电话号码而不会产生过多费用。 

随着业务的增长，扩展您的呼叫中心。分析您的通话量和其他指标，以确保尽可能高效地为您的客户提供服务。 

个性化客户互动。弹出气泡为您的销售和支持代理提供大量数据，因此他们可以个性化与您的客户的互动。 

改善内部沟通。您的员工将能够轻松地与他们的同事沟通，这将有助于从整体上简化客户服务功能。 

实时捕捉反馈。自动调查会告诉您什么进展顺利（或不顺利），因此您可以根据需要进行更改以不断提高性能。 

更清晰地了解端到端的客户旅程。您使用统一通信系统捕获的详细信息将为您提供有关客户旅程中各个点的数据和见解。如果出现问题，您将能够看到问题所在并进行修复，以优化您的销售渠道并提高客户满意度。   

这很好地概述了如何利用外呼系统将您的业务团队数字化。